博览会管理方案

博览会现场管理对本届博览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对博览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。

为了使本次生态文明会议博览会有组织、有次序、有计划、有目的的进行，促使本次博览会取得圆满成功。 现场管理的原则：

•找出可能出现的问题并作精密分析。

•努力在不确定因素里找出尽量确定的因素。 •要有预案和预备力量。

二、展场管理 1、展前管理

1.现场的广告管理

A、标语、户外广告牌、展会会刊都要有明确的摆放位置，便于统一管理

B、展会主办方都要制定统一的广告政策

C、优惠措施，让所有参展商都知道，要一视同仁，不能根据参展规模来定是否给予优惠

D、考察现场，了解会场的平面设计图

具体步骤：宣传人员了解平面设计图，弄清宣传道具的摆放位置，在

负责人的指示下对展会需要的宣传道具进行安排

2.交通管理

A、制定好交通路线，确保展会期间交通工具顺利到达制定位置 B、负责人应提前与交警人员沟通， 以便物质顺利到达展会现

场，保证工程进度

C、制定备用路线，防止堵车事件

具体步骤：交通协商人员提前与交警沟通，展会期间主要车辆行驶的路线。取得交警的支持

3.住宿、餐饮管理

A、选择酒店，并确定酒店

B、采取外包的方式

C、采取服务公开招标，确保服务的质量

具体步骤：酒店协商人员实地考察凯里民族风情酒店，如果酒店确定，与酒店方协商并签订合同。

4.物流管理

A、设物质临时储存仓库

B、设置展会物流临时管理处，负责物品、材料的分配 C、选择搬运公司，并签订搬运合同

具体步骤：运输协调员与运输公司签订协议，把展会所需物质搬运到临时仓库由材料管理员统一管理，管理人员根据各部门的需求表统一进行分配

5.证件管理

A、设证件统一管理部门，负责证件的发放和收回工作

B、证件要科学的设计，避免重复情况

具体步骤：各地展团联络员负责统一向组委会秘书处综合一组领取各种参展证件，并负责转发给参展企业代表。布展与展示期间，参展单位凭放行条携展（物）品出展馆，并自觉接受展馆执勤人员检查，展（物）品出展馆放行条由展务组负责签发，并进行登记。

6.车辆的管理

A、唯一指定接送车

B、负责人应提前安排接送车提前到达指定位置

7.导视系统的管理

A、安装人员在展会各个展馆、通行主干道安装导视系统

B、工作人员进行提前测试

C、展览开幕前，进行检查发现问题及时处理，以便展览期间正常运作

具体步骤：负责人根据展会的要求，安排施工人员在展会需要的位置安装导视系统后，安检人员对装修现场进行检查，管理人员提前进行测试，发现问题及时处理。

8.标识的管理

A、在展会场馆及其他区域，安放不同的标识，便于

与会人员识别

B、在展场的道路交叉处，贴标识

具体步骤：宣传人员在管理人员那领取不同的标识，根据平面图纸上的指示，把不同的标识，安放在不同的位置

9.监控管理

A、展馆方要对展馆的有关出入门口、主要通道（展位除外）

进行24小时监控，并确保录像质料保存15天。

10.安检管理

A、设安检组：在所有前期准备工作完成后，安检组进行

彻底的检查，有需改动及时处理

具体步骤：所有前期准备工作做好以后，安检人员对展台、停车场、

宣传道具

现场的公共基础设施进行彻底的检查，确保展会的顺利举

行

11.参展商和观众投诉处理

在会展活动举办过程中，不可避免地出现个别参展商和专业观

众对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉的现象，有些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。

11.新闻管理

一般来说，国内

1万平方米以上的展览会都会在现场设立新闻

中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能即使发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据会展规模等实际情况决定。另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览

会的官方信息，并接受媒体的采访。所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。

12.会展设备管理

1．会议所需视听设备

各种类型的会议都需要使用视听设备，尤其是国际会议，在视听设备方面的要求更是严格，对音响、麦克风、放映机、银幕等都要有一定的质量要求，往往需要由专业人员协助规划。

（1）放映设备。放映设备是指在会议室内演讲时所用到的辅助器材，如幻灯机、投影机等。

（2）音响设备。音响设备对会议的质量具有相当大的影响，会议经理人如果能将下列几项音响方面的基本因素考虑进去的话，将对会议质量的提高有相当大的帮助。 1）麦克风 2）录音

（3）特殊视听系统。 2．视听设备与会场布置的关系

会议厅的容量、座位与舞台的安排都与视听设备有直接的关系。 （1）视听设备的安排影响会议室座位的容量。 （2）座位安排对视听的影响。 （3）会议场地视听设备的调查。

三、展中管理

1、开幕式的管理

A、开幕式前，负责人检查展台上的所需物品是否齐全，以便及

时不需

B、负责人安排礼仪人员、记者、安保人员、主持人及时到达各置的岗位

具体步骤：管理负责人安排工作人员在开幕式一小时前，把桌椅、地毯、气氛烘托品、背景板摆设好，试音员开始试音，礼仪人员、安保人员、记者到达指定位置，准备迎接领导，主持人到现场准备

2、展会期间的现场管理

为避免因人气空间高涨，造成现场混乱挤压、人员受伤的情况，

特别加强控制现场秩序，安排人群有秩序地参观、购买及咨询，进行以下安排：

A、设置观众登记处：①有名片 ：只需凭名片在观众登记处办好相关手续

就可以换取胸卡

②无名片：要在主办方人员的指导下填写登记表，

然后再到 登记处办理手续

B、设置了展览活动及论坛议程牌：为了消磨观众的等待，有助

于观众预 先了解展览会的总体结构和主要活动安排

C、 参展合同：对参展商的管理，多与参展商沟通，确保它们的行为符合

参展合同及场馆的规定；必要时可以采取强制性的措施，

维护其他参展商的利益

D、车辆的管理

①.私家车、公用车分别停放在各自 分划的停车场内

②.工作人员统一对车辆进行编号

具体步骤：管理人员现场对进出展会的车辆进行管理，并对车位进行编号

车辆停放时管理人员给车主一张卡，车主凭卡取车

E、安全问题

① 在各出口安装防盗系统 ② 成立紧急医护小组

③ 消防车在指定位置原地待命 ④ 成立巡逻小组，维持展会秩序 ⑤ 成立临时安检组，负责展场的检查

F、现场的清理工作

①清洁小组：每天对展馆以外的区 域进行打扫，保持地上的清洁 ②场馆内的卫生：参展商自行清理 G、知识产权保护工作

设立专门办公室，并聘请专职律师咨询 基本原则：

①坚决反对利用展览侵犯知识产权 ②用证据讲话

③被告方如有异议，有申辩权利，但须提供证据。否

则暂时撤下有疑问的展品

④双方应在展后诉诸法律解决 H、参展商和观众投诉处理

设立咨询投诉部门：个别参展商和专业观众会对配套服务

表示不满，可向主办单位接待办公室提出投诉或直接到问询处投诉

J、 工作人员的管理 ①实行责任负责制

②明确宣传人员、工作人员活动区域

③对相关工作人员，主办方发放相关的证件，防止假冒人

员混入现场

具体步骤：主办方指定《员工行为规范表》，总指挥向个部门负责人传达、负责人向员工传达，所有工作人员必须认清自己工作范围，一但出现错误将追究到个人 K、 人行通道管理

①.合理规划在展场，并辅以工 作人员加以指示

②.制定应急路线，确保该路线的畅通 I、入口管理

①.在入口处安装人数统计系统，统 计展会人数

②.设置物品识别系统，防止危险物 品进入展会内

③.配备安保人员、警务人员进行管 理

O、 交通管理

①.为方便外地参展企业自带车辆在市区指定线路及会展场馆区进出，主办方或场馆管理部门应统一发放“车辆通行证”，无“车辆通行证”的车辆一律不得进人场馆区

②.在一些重要的道路出人口和交叉路口设置清楚、明显且足够多的指示信号灯和指示标牌，引导车辆按规定的路线行驶，必要时要加派交警予以维持秩序。场馆内部应有足够明晰的交通图指示一些重要的交通点的位置，如出租车等候点、大巴停放点、地铁站、地下停车场出入口、公交车站等，以方便活动参与者寻找到相应的交通T具

③.为保证车辆进出畅通，统一流向，尽可能采用单向行驶 ④.严禁车辆乱停乱放．对于乱停乱放的车辆应立即移走，以疏通道路

⑤.观众疏散道路应畅通，不可停放任何车辆。场馆人口处应留有疏散通道和集散场地，场地不得小于0．2米2／X，可充分利用场馆现有的道路、空地、屋顶、平台等地方

⑥.场馆周围道路应满足通行消防车的要求，净宽度不应小于3．5米。上空有障碍物或穿越建筑物时净高不应小于4米。场馆周围消防车道应畅通，消防车应可直接开入场馆建筑内部

P、 人流量管理

①.采用会展信息管理系统

②.组织观众有序参观场馆、多采用 单行道参观路线,减少人多拥挤 R、应急事件管理

①.设立临时事件处理部门，负责处理

具体步骤：展会举办期间，解决人员纠纷；现场的混乱情况处理

四、展后管理

1、撤展管理

A、负责人组织工作人员迅速把展台撤离展馆现场，打扫展馆

B、联系搬运公司：搬运展台搭建材料 C、负责人收回展会期间的相关证件

D、展品出馆管理：参展商向主办单位申请出门证，场馆保安人员检查放行（严格执行出门证管理制度）

2、后期工作管理

A、工作人员把展会期间所用到的所有功能区进行清理，恢复到展前状态

B、解除租赁合同，交付一定金额