２０１４年１ １期 囊 放有．高教 Ｓｈａａｎｘｉ Ｊ ｉａｏｙｕ・Ｇａｏｊｉａｏ 科学管理研究 信息技术推动下的高职院校内部管理流程变革研究 【摘要】当前高职院校信息化建设所面临的困惑与问题已大大超越信息技术本身的问题，更多 指向信息技术背后的教学、科研、管理体制创新与院校发展的目标导向乃至管理理念、院校文化等 高等教育发展的深层问题。本文通过研究信息技术环境下高校内部管理创新和流程再造的理论及 朱忠军 姜庆伟 应用，对高职院校信息化建设改革进程中的内部管理流程变革提出了相应的对策和解决途径。 【关键词】信息化 管理 流程再造 基金项目：陕西省教育厅高等教育教学改革研究重点项目立项课题“信息化环境下高职院校教 学管理流程再造研究与实践（项目编号：０９Ｚ２４）”，主持人：朱忠军。 引言 （ｆｕｎｄａｍｅｎｔａ１）思考和彻底（ｒａｄｉｃａ１）重建，在成本、质量、服务和速度 等方面取得显著的（ｄｒａｍａｔｉｃ）改善，从而最大限度地适应以顾客 ｆｃｕｓｔｏｍｅｒ）、竞争（ｃｏｍｐｅｔｉｔｉｏｎ）、变化（ｃｈａｎｇｅ）为特征的现代企业经 《国家中长期教育改革和发展规划纲要（２０１ｏ一２０２０年）》明 确将“构建国家教育管理信息系统”列为未来十年教育信息化建 设的重点，教育部出台的《教育信息化十年发展规划（２０１１－２０２０ 年）》，也对今后一段时期的教育信息化发展作出了总体部署，以 信息技术推动高校内部管理流程变革的时机已然到来。但高职 院校由于改制或升格时间较短，内部管理方式仍处在由培ｉＪ Ｊｌ￣Ｊ 教育、由中职到高职的转变期，尚未形成科学高效、稳定成熟的内 营环境”日。我国许多高校应用业务流程再造原理和手段对传统 分散的业务流程进行重组和再造，进而改善服务质量和服务方 式。比如，各学校新生报到的“一站式”服务模式就是按照快捷、 顺畅、高效的原则，改变以往复杂的报到手续，尽量减少师生与 管理部门的接触点，让师生走出“程序迷宫”，通过将本来地理空 部管理模式和工作流程，加之信息化建设起步晚、信息技术利用 率低等原因，导致高职院校内部管理精细化不够，突出表现在内 部管理机构臃肿、部门条块分割、管理僵化、效率低下、行政化倾 向严重等问题，管理的信息化程度不高，出现的诸如服务器遍布 校园、ｆｑｐ，网站各自为政、静态网页堆积如山、数据共享程度差、 间分散的相关单位集中到一个地点，将以前分散处理变为联合 办公，减少一些不必要的处理环节，缩短了整个处理流程，使运 作效率大为提高。清华大学以综合教务管理信息系统为支撑平 台，新建两个服务性功能中心，“注册中心”和“教学研究与培训 中心”，将学校的各项管理工作和具体事务处理工作相分离，简 化程序，缩短流程，提高效率，使得管理部门既精简了人员，又从 具体事务中脱离出来，有时间和精力从事决策支持等更高层次 的管理工作 。 国际高校的成功经验和国内信息化建设成熟的高校的成功 探索告诉我们，流程再造的目标是成本最小化和绩效最大化，这 与高校教育管理改革的背景和目标相一致，与服务学校师生的 要求相一致Ｈ。可见，将业务流程再造的理论与方法应用于高校 信息交换流通不畅、各管理业务子系统数据冲突及缺失等问题。 因此，高职院校利用信息技术对学校的教学、管理和生活服 务等信息资源实现数字化，形成数字化的信息管理方式和沟通 传播方式，改变各自为政、信息孤岛的现状，促进学校服务与管 理进行以整合信息资源为杠杆的流程优化与再造，创造新的学 习文化和教学、科研、管理、服务模式，已成为我国高职院校教育 信息化发展的共同趋势。 业务流程再造在高校内部管理中的应用 内部管理中，对低效的关键流程进行有效改进，最终能够实现组 织结构的优化和内部管理效率的提高。 信息化对高职院校内部管理流程变革的推动作用 业务流程再造是在信息技术对组织结构影响的基础上建立 的全新管理思想，它具有“横向集成活动仉个活动合并成一个活 动）、纵向压缩组织（决策权利下放，鼓励员工进行决策）、过程多样 化（兰且织根据不同的需求，然后按过程运行，使处理能通过最节约 的过程来进行）、减少检查校对和控制、单点接触服务对象ｆ改变 传统的多点接触但实际上又无人负责的局面１”等优点＿１Ｊ。 １９９０年，美国麻省理工学院Ｈａｍｍｅｒ教授首先提出了企业 信息技术应用于高校内部管理主要是指以校园网为依托， 利用信息技术的数据管理和信息处理功能来支持学校管理职 能，优化教育管理过程，帮助学校管理部门了解、掌握学校各项 工作状态，监测、调控、评价学校的教育管理过程，并且为学校领 导提供有助于作出科学决策的重要信息，从而减轻学校管理人 流程再造的概念。１９９３年，哈默和钱皮将业务流程再造（ＢＰＲ）定 义为“流程再造（ＢＰＲ）是对企业的业务流程ｐｒｏｃｅｓｓ）作根本性 员的劳动强度，提高学校管理的效果与效率，增加学校工作的透 明度，促进学校管理向科学化、规范化和现代化方向发展 。 — ６５２０１ ４年１ １期 Ｓｈａａｎｘｉ ｄｉａｏｙｕＧａｏｊｉａｏ ・科学管理研究 １．有效运用信息技术是高职院校进行内部管理流程再造的 重要手段 ２．信息技术推动下的内部管理流程再造需要院校领导重视。 自上而下地推动 在管理业务流程再造之前，信息技术是业务流程再造的促 由于内部管理流程再造要打破和跨越部门边界，是对整个 组织范围流程的再造，只有自上而下的变革才能成功，也只有这 样才能保证内部管理流程再造的战略性、全局性、可控性。当前 成者；在新流程设计和优化过程中，信息技术是流程设计和优 化的推动者；在流程设计完成后，信息技术又是优化后的新流 程的实施者悯。信息技术应用于高职院校内部管理，能够彻底改 变高职院校内部管理活动中信息的存储、管理、交流、应用等方 我国部分条件较好的高职院校在学院领导的重视下信息化建设 卓有成效，然而当信息化建设初具规模时，之后能否产生质的飞 跃，需要院校领导层认识到信息技术所推动的信息整合、共享、 式，使我们基于管理流程再造提高服务师生质量和管理工作效 率的设想有了顺利实现的可能，既可以使我们采用规范化的自 动化措施，优化大部分处理过程，帮助我们精简业务流程处理 重构对于高职院校在激烈竞争环境下大发展的战略价值，以足 够的权力、财力和人力支持组建跨部门、善创新的内部管理流程 再造团队，大胆创新开展工作，才能有实质性推进并取得成效。 ３．高职院校内部管理流程再造应采用渐进式的系统化改造 法为主 步骤，缩短响应时间，提高流程的动作效率和效果，又可以将管 理流程中的各个环节有机地组织在一起，能消除部门问的壁 垒，改变人员之间信息传递方式。所以，实施高职院校内部管理 流程变革过程中，利用信息技术促进师生教学科研、管理服务中 信息的畅通流转，提升管理效率和服务师生学习、工作和生活的 遵循“再设计一实践检验一小范围试点一全校推广”的工程 化运作方式，确定流程变革范围，从内部管理核心流程人手，通 水平，是高职院校以信息技术推动内部管理业务流程再造的根 本所在。 ２．业务流程再造是成功实施高职院校内部管理信息化的前提 过识别和分析现行流程中存在的问题后对其进行优化或重新设 计，有限地对组织结构进行有效重组，压缩管理层级，扩大管理 的幅度，缩短学校领导与师生的距离。渐进式持续改进的优点在 于对院校内部核心管理流程的再造，可以迅速提高工作绩效和 师生满意度，对整个院校内部管理活动的干扰较小，体现了提高 办学效益和为师生服务质量的初衷，是一个循序渐进的过程，符 合目前高职院校的实际。 ４．高职院校内部管理流程变革实施要关注各层次人员管理 理念的转变 业务流程再造的思想和原则对系统开发的分析和设计过程 有重要的指导作用，而进行院校内部管理信息系统开发和建设 的公司一般只按照客户提供的工作流程需求编写程序来开发应 用信息系统软件或建设网络，不会过多地结合院校管理实际考 虑内部管理业务流程运行效率，因此，实施管理信息化系统前， 首先要作好业务流程再造，用正确高效的流程保证信息系统的 成功实施。 ３．信息技术和管理业务流程再造之间是互为条件、相辅相成的 对高职院校各层次管理者而言，要改变原来以控制为指导 思想，以行政为手段的管理模式，完成从“管理者”向“服务者”的 角色转变，树立管理即服务于教学、科研，服务于师生个性化需 求的理念，树立需求意识和服务意识，对师生的需要给予充分及 时的回应，为教师素质的普遍提高和学生的全面发展创造必要 条件，提供相应的服务，服务能力、效率和效果是衡量内部管理 有效性的重要方面。 参考文献： ［１】李爱民．ＢＰＲ与其他管理思想比较【Ｍ】．现代管理科学出 版社．２００６． 离开信息技术的支持，管理业务流程再造只能流于空想，管 理信息化程度高，就能促进流程的再造，使流程效率提高，成本 降低；缺少了管理业务流程再造的思想和实践，管理信息系统水 平就不会高，管理信息化也难以发挥潜在的效能。 信息化平台下高职院校内部管理流程变革的对策与途径 通过总结和借鉴国内外高校的成功经验，结合笔者所在院 校的实践，对我国高职院校实施信息技术推动下的内部管理流 程变革提出以下对策。 １．信息技术推动高职院校进行内部管理流程再造要内外动 因皆备 【２】迈克尔・哈默，詹姆斯・钱皮．企业ａ－ｔ［Ｍ］．上海：上海译文 出版社．２００７． 【３】朱军．业务流程再造在高校教学管理中的应用研究【Ｄ］．天 津科技大学，２００９，３：１６－１７． 信息技术发展推动高职院校内部信息化应用的日臻成熟， 高职院校从规模扩张到发展方向定位、从示范引领到全面质量 ［４】张海庆．高校教学管理业务流程再造与优化研究 ．山东大学 ［５】谢忠新．学校信息化应用的影响因素研究Ｕ１．现代教育技 术，２０１０，（９）：８—１１． 提升，经历十多年的快速发展，目前有着不断追求卓越与创新、 形成特色与核心竞争力等内在需求，成为促进在信息技术推动 下学校服务与管理进行以整合信息资源为杠杆的流程优化与再 造的内在动力。然而，学院面临的外部危机如招生、就业、同类院 【６］Ｍｏｈｓｅｎ Ａｔｔａｒａｎ．Ｅｘｐｌｏｒｉｎｇ ｔｈｅ Ｒｅｌａｔｉｏｎｓｈｉｐ Ｂｅｔｗｅｅｎ Ｉｎ— ｆｏｒｍａｔｉｏｎ Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ ａｎｄ Ｂｕｓｉｎｅｓｓ Ｐｒｏｃｅｓｓ Ｒｅｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ ＵＪ．Ｉｎ— ｆｏｒｍａｔｉｏｎ＆Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ，２００４，４１（５）：５８５—５９６． 作者单位：陕西工业职业技术学院 陕西咸阳 校迅猛发展等激烈竞争是导火索，学院领导层的危机意识与变 革精神是能否抓住时机变革发展的关键。