采购管理制度
1.目的
确保公司在上游优秀供应商的支持下，及时地采购到具有最优性价比的所需货品。
2.目标
把握一批优秀供应商，使采购程序合理化、采购行为规范化、谈判过程透明化、审批权限明确化、货品性价最优化、货品供应及时化、采购成本节约化，存货库存最小化。
3.范围
本公司及下属各分公司或控股公司所需各项货品的采购工作。
4.职能化分
4.1计划部：生产性物资、设备、设施及各类仪器仪表的采购工作及生产安装过程中配套之安全保护设施与设备的采购工作。
4.2管理部：行政用车辆、办公设备及用品、各类保险服务及通信、消防用品、广告服务及办公环境维护设施的采购工作。
4.3公司其他部门在非极特殊情况下无权行使采购职能 ,须严格遵守本制度规定的采购职能化分。
4.4各分公司/参控股公司应按《分公司管理条例》中相关规定，行使其采购职能。
5.采购计划与采购预算的编制
5.1业务部于每年十二月份，提供公司下年度每种型式组合房屋的“销售预测计划”，生产部根据“销售预测计划”结合库存能力、生产需要量及生产周期,由生产部编制下年度“年度生产计划”。 计划部根据《年度生产计划》编制《年度采购计划》和《月度采购计划》，经领导班子审核通过后，将副本送交财务部，由财务部编制《采购资金预算年计划与月计划》。
5.2 《年度采购计划》和《月度采购计划》及《采购资金预算年计划与月计划》报董事会执委会批准同意后，计划部开始实施。
5.3业务部变更销售计划或有临时性重大销售决策(例如紧急订单)，应与生产部、计划部、财务部协商，以排定生产日程，并据以修改采购计划及采购预算。
6.需求货品请购
6.1请购申请工具为:《请购单》、《请购货品清单》、《内呈报告》，其中《请购货品清单》为《请购单》或《内呈报告》的明细附件并与之组成请购文件。《请购单》适用于经常性或预算内货品请购；《内呈报告》适用于非经常性或非预算内货品的请购。
6.2请购部门经办人员在发生货品需求时，应提前开具请购文件填写货品品名、规格、数量、需求日期、注意事项，预估货品额度的大小等，填好后送相应的职能采购部门，采购部门按照请购货品审批程序及权限报上级审批。
6.3紧急请购时，由请购部门于《请购单》下方空白处加盖“紧急采购”章，以紧急件卷宗递送采购部门。
6.4日常办公用品由管理部按月依照消耗状况，并考虑库存情况，填制请购文件提出请购。
6.5用量稳定的材料请购前，由需求部门依据去年的平均月用量，并参酌今年营业的销售目标与生产计划设定，若产销计划有重大变化(如市场发生重大变化等)，应修定月用量，制定生产用料计划交计划部编制采购计划。
6.6计划部应与生产部共同确定原材料及成品“基准存量”，由计划部填写“基准存量设定表”呈生产副总、常务副总审核，报总经理审批，计划部物管负责人依“基准存量”为底线将库存情况报计划部副经理及经理，计划部经理依此并结合采购周期的长短及仓储容量做出采购计划和请购计划。
6.7 生产用料差异量的设定是指当每10天统计实际用量与设定量差异5％以上时，或每月统计三次并汇总数据也相差5%以上时，生产部管理人员应于每月5日前针对上月开具《用料差异表》，查明差异原因及拟订处理措施，确定是否修正“基准存量”的偏差。生产部与计划部协商修改基准存量后，计划部依此做出请购变更计划。
6.8审批《请购单》前，采购职能部门应利用电脑(人工作业)查询在途量、库存量及安全存量，将上述材料作为审核与审批的说明依据。
7.请购核准权限及撤消请购审批权限
7.1《请购单》或《内呈报告》请购货品的核准权限严格按《深圳市雅致轻钢房屋系统有限公司财务资金审批权限暂行规定》及《深圳市雅轻钢房屋系统有限公司财务资金审批一览表》中的“审核”与“审批”权限执行。
7.2确需撤销已请购货品时,需求货品部门立即通知采购部门停止采购，同时在已填制《请购单》第一、三联下方空白处加盖红色“撤销”的戳记并注明撤销原因，送回原货品需求部门。 原《请购单》已送物管员待办收料时，计划部应通知物管员将《请购单》退回原请购部门。
7.3如货品需求部门发生请购项目变化,应在第一时间告知采购部门并向公司分管领导请示，当原《请购单》已无法撤销时，采购职能部门应通知原请购部门，并共商处理措施，并报告需求部门的公司分管副总。
8.采购作业
8.l各请购部门依需求计划填写《请购单》后交采购职能部门办理请购审批手续。计划部应核定常用材料项目类别，定期集中办理采购。对超大型项目大规模集中采购设备或材料时,可采用招标完成，招标的形式及程序由计划部按专案提出招标方案,报常务副总审核,领导班子复议,总经理批准。
8.2对各请购部门依需要提出请购的经常性使用且使用量较大宗的材料，采购职能部门应事先选定厂商(见《供应商评鉴办法》)，议定长期供应价格， 采购经办人员询价完成后，在《请购单》上详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”，按上面第7条规定的审核及审批权限呈报批准后，通知需求部门已开始办理采购，并告知到货期限。
8.3采购经办人员接获批准的《请购单》后应依据请购货品的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
8.4若供应商提供的规格与请购材料规格略有不同或属代用品，采购经办人员应检查所附资料并于《请购单》说明，先由需求部门或请购部门签注意见后办理，并重新办理核准手续。
8.5属于买卖惯例超过实际需求量的情况(如最低购买量超过请购量)，采购经办人员于议价后，应于《请购单》中注明，经计划部经理审核,常务副总审批后办理。
8.6对厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析市场行情，先以电话等联络方式向厂商议价，定价谈判应由计划部经理及副经理共同参加，如为专业性强的设备或仪器还必须由公司指定专业技术人员参加，一次性大宗采购（超500万元）应至少有一名公司主管领导参加，报价谈判结果应及时向公司常务副总经理汇报。
8.7采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购货品情况时，采购部门负责人应立即指定经办人员先进行询价、议价，待接到批准的《请购单》后，按采购程序优先办理。
8.8采购经办人员接到经审核审批后的《请购单》后，应严格按《请购单》向厂商订购，并以传真件确定交货(到货)日期，同时要求供应商于《送货单》上注明“请购单编号”和“运输及交付方式”。
8.9若属分批交货者，采购经办人员应于《请购单》上签署“分批交货”字样。计划部应制定“采购进度控制表”控制采购作业进度,采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经计划部经理审核后转送请购部门，与请购部门共同拟订对策及处理意见,如无法达成一致,须报公司常务副总审订。
8.10采购货品经审核及审批后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的审核审批权限重新呈报；
8.11请购部门所请购材料，如系华南建材公司系统内各公司的制品或材料，请购部门应优先采购本系统内公司的产品(其价格采中间价解决)。
8.12 采购部门在接到《请购单》时，立即办理询价、议价，并将询议价结果记录于《请购单》，但必要时须事先送请购部门签注意见
8.13《请购单》批准后送回采购部门向供应商办理订购，应与供应商签订买卖《合同书》一式四份，第一份正本存采购部门合同管理员处，第二份正本交公司财务部，第三份及第四份交供应商。
8.14因缺货以致无法按期采购，采购职能部门应立即通知请购部门
8.15采购部门或请购部门与供应商接货时，先将《请购单》与供应厂商的托运单据封存，并实际清点件数及量度规格后再与《请购单》核对，相符后签收，如发现不符时，立即通知供应商送货人员，并签字说明不符。
9.采购运输
9.1采购货品，原则上由供应厂商负责直接运送到公司仓库或公司计划部指定的交货地点。
9.2采购货品直接送工厂或指定地点，由供应商自备运送单据，交计划部物管人员签收后取回，留作交货凭证。
10.采购验收管理
10.1货品正式订购后，计划部即通知厂商按时送货，并将《请购单》第一联留计划部，第二联交物管人员，第三交请购部门、第四联交财务部，物管人员据此验收。
10.2所有采购的货品收货时都要有已批准的《请购单》作证，收货应由货品需求部门同计划部物管人员检查、点数、量度，至少应抽查验收货品质量。若有必要出具检验报告，则所有购进货物的验收报告必须由请购或采购之外的人员编制。
10.3采购部门应对所有来货备有记录，标明供应商、运输人员、《请购单》编号等。部分交货有短少时应立即通知财务部门以保证正常的会计处理和及时的后续追索。
10.4所有采购货品必须经受质量控制检查，必须储藏在另设的分开的隔离区内并明显地标明“不得移动”等字样，一直保持到验收入库为止。采购部门应提前1日通知物管人员，以便于接货调度。
10.5从储藏仓库转移原材料和包装材料，必须有批准的《出库单》，才能办理转移工作。
10.6凡发生应由供应商、运输人造成的材料损坏或退货等情况，应在收货时明确责任，办理追踪索赔。
11.价格及质量的复核
11.1计划部应经常性地调查主要材料的市场与行情，建立供应商资料，作为采购及价格审核的参考。特别是所需大宗材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核准成交价格的参考。
11.2货品需求部门应就企业内所使用的材料质量定期予以复核(如材料选用、质量检验)等。
12.异常处理
12.1需求货品部门在数量与质量审查作业中，若发觉所送来的材料与《请购单》上所核准的数量内容不符时，应及时在《请购单》验收栏注明数量不符并将差异量注明；如存在明显质量问题则在《请购单》上注明质量不符情况，并填写《采购货品意见反应处理表》(或附检验报告资料)，验收后将《请购单》复印留底，原件及《采购货品意见反应处理表》(或附检验报告资料)转计划部处理，并通知计划部主管人员是否将该批货品存放在拒收货品隔离区内，原则上非《请购单》上所核准的材料不予接受。
12.2发现供应商以次充好现象，如确定为恶意的情况，则我公司不给办理结算和退货，并给予罚款处理。
13.采购结算
13.1 办理付款时,物管直接签收人应将已办妥收料的《请购单》（必要时附上《材料检验报告表》）送计划部。经与发票核对无误后，计划部经理在《请购单》上签字“收讫”字样后送财务部。财务部应按相应财务管理制度办理付款手续。如为分批收料，《请购单》的第四联须于第一批收料后送财务部，计划部用第一联留底。请购部门用第三联留底，物管人员用第二联存底。
13.2如果到货为短交应补足的情况，财务部应依照实收数量，进行整理付款。
13.3财务部在发现超交情况时,要求计划部必须提供正常的审批手续，方能依照实收数量进行整理付款，否则仅依据订货数付款。
13.4供应商领款时，必须将托运单据签收联、入库单、发票先到计划部对帐后，再缴回我公司财务部，经财务 人员核对无误后，再凭供应厂商法人委托书或其他有效签字领款，或办理电子转帐。
13.5已订货品的退货，原则上要求厂商重做或修改至通过合格验收时为止，如只能部分符合使用要求而货品需求部门同意接受者，则依实际情形，酌扣货款。被退货品应依合约条款办理扣款或索赔。
14.采购纪律
14.1采购项目的招标、询价和谈判，必须严格按照公司规定的程序进行。
14.2采购工作人员必须严格遵守公司的有关商业机密，不得单独与供应商接触谈及采购实质性问题，更不能向对方泄露公司拟定的标底和谈判策略，任何人不得将我公司的重要信息以任何方式告知对方。
14.3在采购工作过程中，除正当的业务礼节需要接受少量价值不高的纪念品外，不准单独接受超额馈赠礼品，确实难以拒绝的应交公司管理部处理。
14.4对于违反上述规定者，视情节轻重，给予相应的纪律处分；触犯刑律的，交司法机关追究其刑事责任。
14.5 凡每批采购金额在300元以上，采购人员应至少向三家供货商询价，按同品种的最低价采购。对询价资料(含联系电话)需书面报采购部门负责人，采购部门负责人如发现自己的询价比采购员的报价低于5％时，即应展开调查，调查该采购人员是否有恶意欺诈或吃回扣行为，书面调查结论交常务总经理审批处理。
14.6采购人员应按《请购单》保质保量采购，收货时按公司有关规定进行验收，发现违约行为，及时采取有力措施换货或退货，并报告所属采购部门负责人。
14.7货品验收人员如在验收中不认真履行验收工作,人为发生重大差错,将对当事人给予罚款乃至开除处理。