公章管理办法和规定
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发布时间：2024-12-20 23:53
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为加强印章管理，规范公司印章的刻制、发放、保管、使用，特制定本制度。本制度所指印章包括公司公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。此制度适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。
印章的刻制需报总经理批准，由办公室开具介绍信，到机关相关部门办理刻制手续。印章的形体和规格，需按国家有关规定执行。新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。印章启用应报总经理批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。
公司各类印章必须有专人保管。公司的公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等印章由财务专人保管。印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。公司级印章不能随意带出公司，确因工作需要外带时，由用章人提出申请，填报外借申请单，经部门负责人和总经理批准后，由财务部派专人妥善携带印章与用章人一起外出盖章，用完后安全带回。公章外借必须当天返回，如确实无法返回的，需公司总经理批准。公章外出期间，借用人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用后果承担一切责任。
印章保管人因事离岗时，须由财务部负责人指定人员暂时代管，以免贻误工作。印章保管员离职时，须办理分管印章的移交手续后方可办理离职手续。印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印件内容有误的，印章专管人员不予用印；经办人拒绝印章专管人员审核用印内容的，印章专管人员可拒绝用印并报告其所在印章管理部门负责人处理。印章专管人员不得擅自用印，一经发现，严肃处理，并视情节轻重追究相应责任。
印章保管必须安全可靠，须加锁保存，公章不可私自委托他人代管。印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
有下列情况，印章须停用：公司名称变动；印章使用损坏；印章遗失或被窃，声明作废。印章停用时须经总经理批准，由财务部将停用原因、时间通知公司各部门，并及时将停用印章送办公室封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。
公司印章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章及公司其他印章所用印的文件、资料、附件资料及印章签批单作为用印凭据由印章专管员留存，经整理后按相关制度交公司办公室归档。
印章使用范围如下：凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；凡属合同类的用合同专用章；凡属财务会计业务的用财务专用章。公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用章都须先经部门负责人审核、公司总经理批准，填写《公章使用登记表》后方可盖章。公章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，印章管理员有权拒印。
禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章。如遇特殊情况时，必须经总经理同意，而且公章使用人应在《公章使用登记表》上写明文件份数，在文件内容实施后，应再次进行核准登记。公章使用人因故不再使用预先盖章的空白文件、资料时，应将文件、资料退回，办理登记手续。在使用预先盖章的空白文件、资料过程中，公章使用人应承担相应的工作责任。
严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究法律责任。违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。
